Reisekostenrechner 2026
Reisekosten 2026 berechnen: Fahrtkosten (0,30 €/km), Verpflegungsmehraufwand (14 €/28 €) und Übernachtungskosten für Dienstreisen sofort ermitteln
Hinweis: Die Ergebnisse sind unverbindliche Berechnungen und ersetzen keine professionelle Finanzberatung.
Reisekostenrechner 2026
Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten für Dienstreisen berechnen.
Fahrtkosten
0,30 €/km mit eigenem PKW
Verpflegungsmehraufwand
28 €/Tag
Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € Pauschale
Übernachtungskosten
Ohne Belege: 20 € Inlandspauschale
Gesamte Reisekosten
Aufschlüsselung
Hinweis: Diese Berechnung dient zur Orientierung. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind möglich. Bei Auslandsreisen gelten abweichende Pauschalen.
💡 Was gehört alles zu den Reisekosten einer Dienstreise?
Die häufigste Frage – klar beantwortet.
Kurz & klar
Reisekosten = Fahrtkosten (0,30 €/km) + Verpflegungsmehraufwand (14 €/28 € pro Tag) + Übernachtungskosten. Bei einer eintägigen 300-km-Dienstreise mit 10 Stunden Abwesenheit ergeben sich z. B. 90 € Fahrtkosten + 14 € Verpflegung = 104 €.
Drei Kostenblöcke
- Fahrtkosten: 0,30 €/km (PKW)
- Verpflegung: 14 € (8–24 Std.) / 28 € (24 Std.)
- Übernachtung: 20 € Pauschale oder Beleg
Reisekosten- oder Kilometerpauschale-Rechner?
Für die komplette Dienstreise (Fahrt + Verpflegung + Übernachtung) diesen Rechner nutzen. Für die reine Fahrtkostenerstattung genügt der Kilometerpauschale-Rechner.
Berechnungsformel für Reisekosten
Die Gesamtreisekosten setzen sich aus drei unabhängig berechneten Bestandteilen zusammen, die am Ende addiert werden:
Fahrtkosten = gefahrene km × 0,30 €
Verpflegungspauschale = 14 € (8–24 Std.) oder 28 € (24 Std. voll)
Gesamtkosten = Fahrtkosten + Verpflegungspauschale + Übernachtungskosten
Beispielrechnung für typische Dienstreisen
Die folgende Tabelle zeigt beispielhafte Gesamtkosten für unterschiedliche Reisearten.
| Reiseart | Fahrtkosten | Verpflegung | Gesamt (ohne Hotel) |
|---|---|---|---|
| Tagesreise 150 km, 6 Std. | 45 € | 0 € (unter 8 Std.) | 45 € |
| Tagesreise 300 km, 10 Std. | 90 € | 14 € | 104 € |
| Zweitägige Reise mit Übernachtung | 180 € | 14 € + 28 € = 42 € | 222 € + Hotel |
| Dreitägige Reise mit 2 Übernachtungen | 240 € | 14 € + 28 € + 14 € = 56 € | 296 € + 2× Hotel |
Typische Anwendungsfälle für den Reisekostenrechner
Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber
Vor dem Einreichen der betrieblichen Reisekostenabrechnung lässt sich der zu erwartende Erstattungsbetrag vorab überschlagen.
Selbstständige und Freiberufler
Wer geschäftlich unterwegs ist, kann die Pauschalen als Betriebsausgaben ansetzen und so die Steuerlast senken.
Mehrtägige Geschäftsreisen planen
Bei längeren Reisen mit Übernachtung hilft die Aufschlüsselung nach An-, Zwischen- und Abreisetag, um keine Pauschale zu vergessen.
Vergleich Pauschale vs. Einzelnachweis
Bei besonders hohen Übernachtungskosten lohnt sich der Vergleich, ob die Pauschale von 20 € oder der Einzelnachweis mit Beleg günstiger ist.
Häufige Fragen zum Reisekostenrechner
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Bei einer Abwesenheit von 8 bis unter 24 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale 14 € pro Tag. Bei einer vollen 24-Stunden-Abwesenheit erhöht sich der Satz auf 28 €. An An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen gilt automatisch die kleine Pauschale von 14 €, sofern eine Übernachtung stattfindet.
Wie werden Fahrtkosten mit eigenem Auto erstattet?
Für die Nutzung des eigenen PKW auf Dienstreisen können 0,30 € pro gefahrenem Kilometer steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Dieser Satz gilt für die gesamte Fahrtstrecke (Hin- und Rückfahrt). Alternativ können tatsächliche Kosten nachgewiesen werden, was sich bei teuren Fahrzeugen lohnen kann.
Was gilt für Übernachtungskosten?
Übernachtungskosten können mit einem Pauschalbetrag von 20 € ohne Belege (Inland) angesetzt werden. Mit Belegen sind die tatsächlichen Kosten absetzbar – eine Begrenzung gibt es nicht, solange die Kosten angemessen sind. Frühstückskosten sind dabei nicht abziehbar und müssen vom Hotelrechnungsbetrag abgezogen werden.
Wann liegt eine Dienstreise steuerlich vor?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Voraussetzung ist, dass die auswärtige Tätigkeit im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten nicht als Dienstreise.
Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten- und Kilometerpauschale-Rechner?
Der Reisekostenrechner berechnet die gesamten Kosten einer Dienstreise – also Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten zusammen. Der Kilometerpauschale-Rechner konzentriert sich ausschließlich auf die Fahrtkostenerstattung mit dem eigenen Fahrzeug. Wer nur die reine Kilometererstattung berechnen möchte, ist mit dem spezialisierten Kilometerpauschale-Rechner schneller am Ziel.
Werden Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten vorgenommen?
Ja, wenn der Arbeitgeber während der Dienstreise Mahlzeiten stellt (z. B. Frühstück im Hotel oder Geschäftsessen), wird die Verpflegungspauschale gekürzt: um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen, jeweils bezogen auf die 28-€-Tagespauschale. Bei einem gestellten Frühstück reduziert sich die Pauschale von 28 € somit um 5,60 €.
Können auch mehrtägige Dienstreisen mit dem Rechner erfasst werden?
Ja, bei mehrtägigen Reisen gilt für die vollen Zwischentage die hohe Verpflegungspauschale von 28 €, während für An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale von 14 € angesetzt wird – unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen, solange eine Übernachtung stattfindet.
Rechtsgrundlagen & Quellen
Reisekosten setzen sich aus Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten zusammen. Die Sätze für Verpflegungspauschalen werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt (§ 9 Abs. 4a EStG).
- § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungsmehraufwand — Gesetzliche Grundlage der Verpflegungspauschalen
- Bundesministerium der Finanzen (BMF) — Reisekosten- und Auslandstagegelder
- Finanzverwaltung – Elster — Reisekosten in der Steuererklärung angeben
Für betriebliche Reisekostenabrechnungen gelten ggf. abweichende interne Regelungen des Arbeitgebers. Redaktionelle Methodik siehe Redaktion & Autor nachlesen.